Вопрос:
Какие правила необходимо соблюдать дляправильного оформления протоколов?
Ответ:
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения. Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности. Секретарь заседания использует при оформлении протоколов заранее составленные документы, повестку дня, тексты докладов и выступлений, списки приглашенных, проекты решений и т. д. Протокол должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов центрованным способом.
Дата оформляется цифровым способом (12.03.04) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписания или окончательного оформления протокола. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания.
Регистрационный номер протокола оформляется на той же стороне, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа (№ 1 и т. п.)
Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания и начинается с прописной буквы.
Например: Протокол заседания Совета союза
Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня. Состав присутствующих начинается с указания председателя и секретаря. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией. Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка.
Например: Присутствовали: 20 человек (список прилагается)
Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиального органа, оформляется после слов «Повестка дня». Каждый вопрос формулируется с предлогом «о» и содержит указание должности и фамилии и инициалов докладчика.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.
Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.
